Das DigiMeter für Kommunen
Das DigiMeter für Kommunen
von Madleen Pahl und Stefanie Klein
Madleen Pahl ist Projektmanagerin im Bereich Smart City and Region bei der DigitalAgentur Brandenburg. Mit ihrer mehrjährigen Erfahrung und Expertise im Anforderungs- und Prozessmanagement bei Digitalisierungsprojekten im öffentlichen Sektor begleitet sie die Kommunen bei der Umsetzung der Zukunftsstrategie Digitales Brandenburg. Dabei fördert sie auch Methodenkompetenzen in der Verwaltung und unterstützt bei der Ideenfindung und -entwicklung um Digitalisierungsprojekte strukturiert und nachhaltig voranzutreiben.
Stefanie Klein ist Regionalleiterin bei der DigitalAgentur Brandenburg. Mit ihren umfassenden Erfahrungen in der Digitalisierung des öffentlichen Sektors begleitet sie Kommunen dabei, Strategien auf praxisnahe Anwendungsszenarien herunterzubrechen und diese umzusetzen. Als UX-Expertin fördert sie eine nutzerzentrierte Sicht in der Verwaltung und vermittelt Methoden, um die technische, vor allem aber arbeitskulturelle Transformation zu ermöglichen.
Ein praktisches Werkzeug für die strategische Planung im Bereich Smart City, Smart Region
Auf dem Weg in die digitale Zukunft haben Kommunen oft große Hürden zu nehmen. Neben dem Aufbau der nötigen Infrastruktur haben ortsansässige Unternehmen und die Bürger:innen meist hohe Erwartungen an die digitalen Services ihrer Gemeinde. Oftmals fehlt es aber noch an einem umfassenden Überblick und an einer strategischen Planung, mit der die einzelnen Themen der Digitalisierung priorisiert und vorangetrieben werden können.
Mit dem DigiMeter können Kommunen den Ist-Stand ihrer Digitalisierung messen und ein Soll definieren.
Das DigiMeter ermöglicht Kommunen bei überschaubarem Aufwand eine umfassende Selbstbewertung zum Digitalisierungsstand in allen Bereichen der kommunalen Daseinsvorsorge. Auf der Basis ihres individuellen Reifegrads können sie zudem Schwerpunkte und Ziele für die mittelfristige Weiterentwicklung im Themenfeld Smart City, Smart Region setzen. Mit einer einfachen Methodik entsteht eine erste strategische Orientierung, um Digitalisierungsprojekte zu planen und entsprechend des tatsächlichen Bedarfs (weiter) zu entwickeln.
»Der rasante digitale Wandel aller Lebensbereiche stellt unsere Kommunen vor große Herausforderungen. Wir benötigen gutes Schuhwerk auf diesem Weg. Das von der DABB entwickelte Werkzeug - das DigiMeter - hilft die vielen kommunalen Handlungsfelder gezielt auf die Digitalisierung auszurichten. So schaffen wir kontinuierlich einen Mehrwert für die Kommune und ihre Bürger:innen.«
Wie funktioniert das DigiMeter?
In einem ersten Schritt nehmen die Kommunen eine Bestandsaufnahme vor, indem sie den Grad der Digitalisierung anhand fester Kriterien und pro Themenbereich bewerten. Im zweiten Schritt nehmen sie dann die Zukunftsperspektive ein und setzen sich konkrete Ziele für den gewünschten Digitalisierungsstand in zwei bis drei Jahren. Aus dem Abgleich zwischen der Bestandsaufnahme und der Zielvorstellung entsteht dann ein detailliertes Bild, aus dem sich konkrete Umsetzungsschritte und Aktivitäten ableiten lassen.
Das DigiMeter dient als Referenz- bzw. Ausgangspunkt für eine kontinuierliche Messung und gibt Impulse für einen themenfeldübergreifenden Austausch zu den Digitalisierungsaktivitäten einer Kommune.
Was ist der Mehrwert?
Das DigiMeter ist ein kompaktes Werkzeug, um das komplexe Themenfeld der Digitalisierung Schritt für Schritt zu durchdringen und Maßnahmen abzuleiten. Es schafft einen neutralen, professionellen Blick für die Einschätzung der aktuellen Situation und gewünschte Ergebnisse in der Zukunft. Da die Kommunen es kostenfrei herunterladen und die Ergebnisse lokal speichern können, bleiben die Daten in der Hand der Kommune.
Wie sollte das DigiMeter idealerweise eingesetzt werden?
Das DigiMeter sollte bestenfalls in den Strategieprozess der Kommune eingebunden werden, um den Digitalisierungsstand strukturiert, systematisch und nachhaltig zu erfassen. Der Einsatz ist langfristig möglich, um beispielsweise in einer jährlichen Evaluation die Fortschritte zu messen und Maßnahmen gegebenenfalls anzupassen. Das DigiMeter eignet sich auch, um einen ersten Überblick über die bei der Digitalisierung zu berücksichtigenden Themenfelder zu erhalten.
»Kommunen mit einem hohen digitalen Reifegrad sind eher in der Lage, Entscheidungsprozesse über die verschiedenen Ressorts zu verteilen und so eine tiefere Durchdringung der digitalen Transformation herbei zu führen. Diesen Prozess zu gestalten ist nicht immer leicht! Ein digitales Reifegradmodell, wie das von der DABB entwickelte DigiMeter ist zwar komplex und bedarf einer Einarbeitung, hilft aber die Herausforderungen der Digitalisierung zu begreifen und die entsprechenden Weichenstellungen vorzunehmen.«
Welchen methodischen Ansatz hat das DigiMeter?
Das DigiMeter wurde für die Anwendung im Kontext von Smart City, Smart Region gemeinsam mit PD – Berater der öffentlichen Hand und der DigitalAgentur Brandenburg neu entwickelt. Methodisch orientiert es sich am Common Assessment Framework, kurz: CAF. CAF wurde als Qualitätsmanagementsystem des öffentlichen Sektors der EU konzipiert. Diese in der Praxis bewährte und anwendungsbezogene Methode bildet das Fundament für das DigiMeter.
Wie ist das DigiMeter aufgebaut?
Das DigiMeter umfasst insgesamt rund 60 Aussagen in neun Themenfeldern. Diese werden nach festen Kriterien auf einer Skala von Null bis 13 bewertet. Die Skala orientiert sich an einem Prozessansatz zur nachhaltigen Veränderung, dem PDCA-Zyklus (Planung (Plan), Umsetzung (Do), Überprüfung (Check), Verbesserung (Act)).
Die Kommune bewertet jede Aussage hinsichtlich des aktuellen Status und der geplanten Entwicklung in zwei bis drei Jahren. Sie stellen so jeweils dem Ist-Zustand einen angestrebten Soll-Zustand gegenüber und können die Aussagen zusätzlich gewichten.
Die zu bewertenden Themen sind in zwei Kategorien unterteilt - in sechs Befähigungs-Themenfelder und drei Ergebnis-Themenfelder. In den Befähigungs-Themenfeldern misst das DigiMeter, WAS die Kommune umsetzt und WIE sie an ihre Aufgaben herangeht.
Beispiel: Im Befähigungs-Themenfeld Führung und Steuerung liegt der Fokus auf der Bewertung von Aussagen zur Ausrichtung, dem Zweck und den Zielen des Themas Smart City, Smart Region in der Kommune.
Daher werden Aussagen zur Steuerung (Governance) beantwortet und gewichtet. Denn sowohl innerhalb der Stadtverwaltung als auch in der Kommune insgesamt (kommunale Beteiligung, Politik, Bürger:innen, Forschungseinrichtungen, Wirtschaft etc.) braucht es effiziente, flexible Strukturen, um Digitalisierungsaktivitäten umzusetzen.
In den Ergebnis-Themenfeldern erfasst das DigiMeter den Fortschritt im Bereich Smart City und Region. Bei der Bewertung steht die Wahrnehmung der Gemeinschaft sowie die Leistung der Kommune im Mittelpunkt. Bei der Wahrnehmung zeigt sich, wie sich das kommunale Handeln auf die Gesellschaft und die Umwelt auswirkt. Um eine möglichst realitätsnahe Einordnung zu bekommen, können hier Informationen aus Umfragen, Berichten, öffentlichen Veranstaltungen und das unmittelbare Feedback der Bürger:innen einfließen. Zudem können quantitative Daten (Statistiken, Studien) herangezogen werden, um die Leistung der Kommune zu messen, wie beispielsweise die Anzahl der erhaltenen und umgesetzten Vorschläge der Bürger:innen in der Kommune.
Die Ergebnisse werden pro Themenfeld ausgewertet und beispielsweise als Trendanalyse angezeigt. Ersichtlich ist der aktuelle Digitalisierungsstand ebenso wie der Bedarf, der sich aus dem Abgleich zwischen IST und SOLL ergibt. Dort, wo es einen großen Abstand gibt, sind meist größere Anstrengungen und viele Ressourcen nötig. Da die einzelnen Aussagen in den Themenfeldern priorisiert werden, können die Maßnahmen entsprechend abgeleitet werden.
Weitere Informationen zum kostenlosen Download des DigiMeters sowie zur DigitalAgentur Brandenburg finden Sie auf der Webseite digital-agentur.de.
Das DigiMeter wird gefördert vom Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie des Landes Brandenburg.
Veröffentlicht: 12.04.2021