Digitalisierung in Kommunen im Zwiespalt zwischen Top-down und Bottom-up

von Stephan Brand und Johannes Steinbrecher

Das Schlagwort »Digitalisierung« hat für die öffentliche Verwaltung nicht erst seit der Corona-Krise eine hohe Relevanz erhalten. Bei der Umsetzung von eGovernment-Lösungen und anderen Formen der Digitalisierung sind vor allem die Kommunen gefragt, die häufig die erste Anlaufstelle im Kontakt mit Bürgern und Unternehmen sind.

Dilemma der Digitalisierung: Wieviel zentral, wieviel dezentral regeln?

Als Teil der gesamtstaatlichen Verwaltung können Kommunen die Digitalisierung ihrer Angebote aber nicht alleine stemmen, sondern sind darauf angewiesen, dass auch Bund und Länder diese Herausforderung in Angriff nehmen. Der aktuellste Versuch dazu ist das OZG. Die Umsetzung bewegt sich jedoch im Spannungsfeld zwischen Einheitlichkeit auf der einen sowie Differenzierung auf der anderen Seite. Denn während beispielsweise technische Größenvorteile und ein möglichst vollständiges eGovernment-Angebot eher für einen Top-down-Ansatz sprechen, sind es die Vielzahl an bereits vorhandenen technisch-prozessualen Lösungen sowie die ganz unterschiedlichen Bedürfnisse der rund 11.000 Kommunen in Deutschland, die eigentlich einen Bottom-up-Ansatz nahelegen.

Schub der Digitalisierung in den Kommunen erwartet

Dass sich die öffentliche Verwaltung stärker digitalisieren muss, dürfte mittlerweile unstrittig sein. Die Vielzahl an erfolgversprechenden Pilotvorhaben in den Kommunalverwaltungen kann aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass die Digitalisierung in der Fläche noch nicht die Qualität und Quantität erreicht hat, die in vielen anderen Ländern schon üblich ist. Die gegenwärtige Krise hat die Potenziale, aber auch die Nachholbedarfe nochmals deutlicher gemacht. Folgerichtig erwarten 91% der in einer Ergänzungsumfrage zum KfW-Kommunalpanel 2020 befragten Kommunen einen Schub bei der Digitalisierung.

Schon vor der Krise war das Thema sehr präsent, denn der Trend zur Digitalisierung ist natürlich nicht neu und betrifft nahezu alle Bereiche des öffentlichen und privaten Lebens. Diese Transformation wird auch für die kommunalen Haushalte substanzielle Kosten mit sich bringen. Deshalb wurden die Kämmereien der Städte, Gemeinden und Landkreise im Rahmen des KfW-Kommunalpanels 2020 zu existierenden Digitalisierungsstrategien sowie den Auswirkungen der Digitalisierung auf die Haushalte und Investitionsbedarfe befragt. Eine große Mehrheit der Kommunen hat der Digitalisierung bereits vor der Corona-Krise eine hohe Bedeutung eingeräumt, die mit Blick auf die Zukunft noch größer ausfällt (siehe Abbildung 1).

Große Unterschiede hinter dem Begriff der Digitalisierung

Spannend sind die Unterschiede zwischen den Kommunen. Denn die Städte, Gemeinden und Landkreise haben jeweils ganz unterschiedliche Ziele, Bedürfnisse, Handlungsspielräume und Hemmnisse bei der Digitalisierung, wie in einer Detailauswertung der Antworten deutlich wird. So steigt die Zustimmung zur erwarteten Relevanz der Digitalisierung mit der Einwohnerzahl der Kommune an: Nur 69% der kleineren Gemeinden mit 2.000 bis unter 5.000 Einwohner rechnen mit einem spürbaren Einfluss der Digitalisierung, jedoch 87% der größeren Städten ab 50.000 Einwohnern und 88% der Landkreisen. In Anbetracht des umfangreicheren Aufgabenbestandes kommen die erhofften Vorteile in Form von verbesserten Prozessen oder effizienterem Mitteleinsatz in größeren Verwaltungen besonders zum Tragen. Dafür spricht auch, dass in Anbetracht der erhöhten Komplexität 95% der größeren Kommunen eine Digitalisierungsgesamtstrategie für notwendig erachten, dies bei den kleineren Kommunen aber nur 68% so sehen.

Kaum Unterschiede bei der wahrgenommenen Bedeutung zeigen sich nach Kassenlage, denn sowohl in finanzstarken wie schwachen Kommunen gleichen sich die Antworten weitestgehend. Jedoch sind die Umsetzungsmöglichkeiten abhängig von den finanziellen Handlungsspielräumen, sodass die investiven Digitalisierungsausgaben in finanzschwachen Kommunen in der Tendenz niedriger ausfallen als in Kommunen, die eine bessere Haushaltslage haben (Abbildung 2).

Vielfältige Erwartungen, aber auch Befürchtungen auf kommunaler Ebene

Der starke Fokus auf die finanziellen Ressourcen zeigt sich auch in den Erwartungen der Kämmereien an die Digitalisierung. Rund 40% erhoffen sich verbesserte Prozesse und effizientere Abläufe, 20% sehen einen besseren Service bzw. ein breiteres Leistungsangebot für Bürger und Unternehmen und 9% gehen von Kostenersparnissen aus. Die Erwartungen fallen in größeren Kommunen erneut höher aus als in kleineren Gemeinden, was allerdings ebenso für die Befürchtungen gilt. Zu den am häufigsten genannten Sorgen zählen ungeeignete Rahmenbedingungen wie z.B. lückenhafte Breitbanderschließung oder inkonsistente gesetzliche Vorgaben. Weitere Befürchtungen betreffen technologische Abhängigkeiten und Risiken, den organisatorischen Anpassungsaufwand sowie fehlende Akzeptanz in der Bevölkerung als auch in der Verwaltung selbst.

Um trotz dieser Bedenken die Digitalisierung der Verwaltung erfolgreich meistern zu können, sind sich die befragten Kommunen in weiten Teilen einig: Die größten Hemmnisse sehen 60% bei der fehlenden, personellen Expertise. Darüber hinaus sieht rund ein Drittel Handlungsbedarf bei der Infrastruktur. Und bei einem Viertel der Kommunen werden sogar beide Aspekte als problematisch angesehen, sodass sich an diesen Punkten am ehesten Ansätze zur Lösung anbieten. Konkrete Handlungsfelder sehen die Kommunen vor allem in den Bereichen Schulen und Verwaltungsgebäude, wobei Fragen um die Hard- und Softwareausstattung sowie die Anpassung der internen Prozesse zurzeit die wesentlichen Baustellen sind.

Fazit: Auf die Unterschiede achten für die erfolgreiche Umsetzung

Aus den differenzierten Antworten der Kommunen wird deutlich, dass unter dem Schlagwort Digitalisierung ganz unterschiedliche Chancen und Risiken sowie Stärken und Schwächen verstanden werden. Auf diese Unterschiede gilt es bei der weiteren Umsetzung der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung einzugehen. So könnten beispielsweise Förderangebote jeweils auf größere und kleinere Kommunen zugeschnitten werden. Bei der Finanzierung bedarf es einer besonderen Unterstützung der finanzschwachen Kommunen. Und alle Kommunen benötigen zunehmend die richtigen Fachleute, sodass die Attraktivität des Öffentlichen Dienstes, nicht nur gemessen am Gehalt, ein Update vertragen könnte. Nicht zuletzt können Bund und Länder durch einen konsequenten Breitbandausbau und klare rechtliche Rahmenbedingungen die Planungssicherheit der Kommunen spürbar erhöhen und damit kommunale Digitalisierungsprojekten zum Durchbruch verhelfen.

Die Publikationen von KfW Research rund um das Thema Digitalisierung in Kommunen können hier nachgelesen werden: KfW-Research - Digitalisierung in Kommunen

Veröffentlicht: 24.09.2020