Virtual reality meets Verwaltungsrealität: Was sich die Verwaltung wünscht

Von Nassrin Hajinejad und Dorian Wachsmann

Die Erkenntnis ist nicht neu: Der öffentliche Sektor in Deutschland ist mit multiplen Herausforderungen konfrontiert. Der demographische Wandel führt zu einem zunehmenden Fachkräftemangel beispielsweise an Schulen, in der Verwaltung und in den Kommunen. Der fortschreitende Klimawandel erfordert an vielen Stellen neue Strukturen und Denkweisen. Nicht zuletzt hapert es an mancher Stelle mit der Digitalisierung, die doch verspricht, Teil der Lösung für die zuvor genannten Herausforderungen zu sein. Neben der Überführung von analogen Prozessen ins Digitale liegt die Hoffnung auch auf den sogenannten »Schlüsseltechnologien«, mit denen Effizienzsteigerungen, Automatisierung und letztlich die Handlungsfähigkeit des Staates garantiert werden sollen. Dabei geht es nicht darum, in eine Technologiegläubigkeit zu verfallen und die Lösung aller Probleme auf einer rein technischen Ebene zu suchen. Ein realer Mehrwert kann entstehen, wenn Lösungen gemeinsam mit allen Beteiligten gefunden werden. Dabei sollten die tatsächlichen Bedarfe berücksichtigt und eine ganzheitliche Perspektive – organisatorisch, technisch, rechtlich und kulturell – eingenommen werden.

Ausgehend von diesen Überlegungen hat sich das ÖFIT im vergangenen Jahr intensiver mit einer Technologie auseinandergesetzt, die neben dem Hype um Künstliche Intelligenz vielleicht zwischenzeitlich etwas ins Abseits geraten ist, aber inzwischen vermehrt Einsatz findet: »Virtuelle Realität« (VR).

Die Technologie hinter VR

Bei VR handelt es sich um computergenerierte dreidimensionale Umgebungen, mit denen Nutzer:innen mittels spezieller Benutzerschnittstellengeräte wie Brillen, Headsets, Handschuhen oder Anzügen in Echtzeit interagieren können. Besonders verbreitet sind VR -Brillen (Head-mounted-device (HDM)), die auf dem Kopf getragen werden und mit einem nahe am Auge befindlichen Bildschirm ausgestattet sind. Mit Hilfe integrierter Sensoren wird die Kopfbewegung der Nutzer:innen erfasst und als Veränderung der Perspektive in die virtuelle Umgebung übersetzt. Je nach Benutzerschnittstelle können auch weitere biometrische Daten wie Augenbewegung oder Mimik erfasst werden. Die in Echtzeit auf die Körperinformationen abgestimmte Bildveränderung schafft für die Nutzer:innen den Eindruck, sich in der virtuellen Umgebung zu befinden und fördert so ein Gefühl von Präsenz.

Das, was im ersten Moment vielleicht wie eine Spielerei klingen mag, findet heute schon Anwendung – sowohl in der Wirtschaft als auch in verschiedenen Bereichen des öffentlichen Sektors. Insbesondere für die Ausbildung und das Training, zum Beispiel beim Katastrophenschutz, bei der Simulation kritischer Situationen oder für den Umgang mit kritischen Ressourcen, findet die Technologie Anwendung. VR bietet eine einzigartige Möglichkeit, Erfahrungen zu machen, die in der realen Welt gefährlich, unmöglich, kontraproduktiv oder kostspielig wären. Durch den Einsatz von VR können realitätsnahe Szenarien geschaffen werden, ohne tatsächliche Risiken einzugehen oder teure Ressourcen zu verbrauchen, was eine kostengünstige und effektive Schulung und Vorbereitung ermöglicht.

Doch die Anwendungspotenziale sind nicht auf die Simulation von Grenzsituationen beschränkt. Um ein besseres Verständnis für die Potenziale von VR-Anwendungen für den öffentlichen Sektor zu gewinnen, hat sich das ÖFIT der Thematik zunächst aus einer konzeptionellen Perspektive gewidmet, um im zweiten Schritt in einem Workshop mit Mitarbeiter:innen aus dem öffentlichen Sektor in den Diskurs zu gehen, um Bedarfe, Vorstellungen und darauf aufbauende neue Anwendungsfelder zu erkunden.

Immersionsfähigkeit und Anwendungspotenziale

Immersion ist ein Begriff, der häufig im Zusammenhang mit VR fällt und sich mit dem Eintauchen in die virtuelle Umgebung beschäftigt. Dabei wird der Begriff in den unterschiedlichen Disziplinen (vor allem Spiele-, Narrationsforschung) nicht einheitlich verwendet. Im Kontext von VR wird Immersion als Maßstab für die objektiven technischen Merkmale eines VR-Systems verwendet, die das Erlebbar-Machen virtueller Inhalte, Umgebungen, Situationen und Personen und das subjektive Erleben des sich im virtuellen Raum Befindens (Präsenz) ermöglichen.

Immersion ist damit notwendige Voraussetzung für zum Beispiel die Simulation von Trainingsumgebungen. Eine stärkere Immersion ist auch ein häufig vorgebrachtes Argument für kollaborative Arbeitsumgebungen in VR als Alternative zu Videokonferenzen, da diese damit zumindest theoretisch »ähnlicher« zu Konferenzen in Persona wären. Damit leiten sich zwei grundsätzliche Anwendungsfelder für VR im öffentlichen Sektor ab: Simulation und Telepräsenz. Unter Simulation fallen beispielsweise immersive Lernumgebungen, die für die Weiterbildung und den Kompetenzaufbau genutzt werden können. Telepräsenz ermöglicht die Kooperation über Distanzen hinweg, wie beispielsweise das »Dazuschalten« von Expert:innen oder Entscheider:innen, während lokale Einsatzkräfte vor Ort arbeiten, möglicherweise um eine Krisensituation zu bewältigen. Auch der (verwaltungs-)interne Austausch über verschiedene Standorte hinweg kann verbessert werden, indem es Mitarbeiter:innen ermöglicht wird, gemeinsam an einem (virtuellen) Ort zu sein, auch wenn sie physisch voneinander getrennt sind.

Auf Basis der konzeptionellen Vorüberlegungen hat das ÖFIT auf dem Kongress »Digitaler Staat 2023« einen Workshop durchgeführt, um Theorie und Praxis zusammenzuführen und mit Verwaltungsmitarbeiter:innen neue Anwendungsfelder für VR zu erkunden. Im Fokus stand die Frage: Wie lassen sich die VR-Potenziale im Arbeitskontext der Teilnehmer:innen nutzbar machen und welche Mehrwerte erhoffen sie sich?

Workshop: VR-Perspektiven für die Verwaltung

Der Workshop begann mit einem Vortrag, der grundlegendes Wissen über VR vermittelte, um ein gemeinsames Verständnis unter den Teilnehmer:innen zu schaffen. Dabei lag der Fokus weniger auf technischen Details, als vielmehr auf den Potenzialen der Technologie und wie diese in unterschiedlichen Anwendungsbereichen genutzt werden. Im praktischen Teil des Workshops, dem Herzstück der Veranstaltung, diskutierten die Teilnehmer:innen ausgehend von den eigenen Arbeitserfahrungen neue VR- Anwendungsmöglichkeiten. Dabei setzte sich eine Gruppe mit dem Thema Führung im digitalen Zeitalter auseinander, während eine zweite ganz offen ein eigenes Arbeitsfeld erkundete. Das Ziel war, einen offenen Ideenraum zu schaffen, unvoreingenommen zu brainstormen und ausgehend von den bestehenden Herausforderungen des eigenen Arbeitsfeldes idealtypische Szenarien zu erdenken. Dies geschah nach einem strukturierten Vorgehen, das in vier Phasen gegliedert war. In jeder Phase erhielten die Teilnehmer:innen einen »Spickzettel« zur Anregung.

• 1. Phase: Herausforderungen des eigenen Arbeitsfeldes identifizieren
  In dieser Phase war das Ziel, im eigenen Arbeitskontext nach Problemen, wiederkehrenden schwierigen Situationen oder anderweitigen Hürden zu suchen.
• 2. Phase: Unterstützungspotenziale von VR
  In der zweiten Phase kam die VR-Technologie ins Spiel. Im einleitenden Vortrag wurden die Potenziale von VR dargelegt, diese sollten nun auf die in Phase 1 identifizierten Herausforderungen »gematcht« werden. Im Zentrum stand die Frage, an welchen Stellen VR möglicherweise zur Lösung eines der Probleme beitragen kann.
• 3. Phase: Merkmale einer konkreten VR-Anwendung
  Die »Kreativphase«: Wie könnte eine konkrete VR-Anwendung aussehen, die im Arbeitsalltag oder in speziellen Situationen genutzt werden kann? Konkrete Fragen nach der Ausgestaltung der Umgebung, der Avatare und Agenten sowie der Prozesse und möglicherweise benötigten Daten standen hier im Vordergrund.
• 4. Phase: Langfristige Mehrwerte für das Arbeitsfeld
  In einem letzten Schritt sollten die längerfristigen Mehrwerte diskutiert werden, die eine wie in Phase 3 erarbeitete VR-Anwendung für das eigene Arbeitsfeld mit sich bringen könnte.

Erkenntnisse

Unterstützungsideen für die hybride Arbeitswelt

Der Wandel hin zu hybriden Arbeitsmodellen, die eine Mischung aus Remote-Arbeit und Präsenzarbeit am Arbeitsplatz ermöglichen, bringt für Führungskräfte eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich. Von digital geführten Personalgesprächen über den Austausch in Gremiensitzungen bis hin zum Onboarding neuer Mitarbeiter:innen und der Förderung der Teamarbeit besteht eine zentrale Herausforderung darin, eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit in einem Umfeld zu gewährleisten, das geprägt ist von räumlicher Distanz und virtuellen Interaktionen. Digital geführte Personalgespräche und der Austausch in Gremiensitzungen erfordern ein hohes Maß an Präsenz und Aufmerksamkeit, um Missverständnisse zu vermeiden und gemeinsame Ziele zu erreichen. Onboarding-Prozesse gestalten sich schwierig, wenn neue Mitarbeiter:innen nicht persönlich eingeführt und in die Unternehmenskultur integriert werden können. Und im Homeoffice kann es herausfordernd sein, die Zwischentöne und nonverbale Kommunikation innerhalb des Teams wahrzunehmen und zu interpretieren.

Vor diesem Hintergrund sahen die Teilnehmer:innen vor allem Möglichkeiten, durch den Einsatz von VR-Technologie ihre Präsenz in digitalen Umgebungen zu verbessern. Ideen dazu waren zum Beispiel Onboarding-Prozesse mit virtuellen Agent:innen durchzuführen und flexible kollaborative Arbeitsplätze zu schaffen, die es den Mitarbeiter:innen ermöglichen, unabhängig von ihrem Standort produktiv zu arbeiten.

Tatsächlich ermöglichen schon heute kollaborative VR-Arbeitsumgebungen die Zusammenarbeit über Distanzen hinweg. Dabei bieten virtuelle Büros eine Vielzahl von Vorteilen für Organisationen und ihre Mitarbeiter:innen. Mit virtuellen Büros können die Kosten für immer teurer werdende Büroflächen eingespart und die Nutzung von Ressourcen optimiert werden. Mitarbeiter:innen können auch im Homeoffice von den Vorteilen großer Bildschirme profitieren, die ihnen ein komfortableres Arbeiten ermöglichen. Gleichzeitig haben die derzeit verfügbaren VR-Systeme auch einige Einschränkungen. Eine der größten ist weiterhin die Usability der HDMs, die oft nicht lange getragen werden können, ohne dass es zu Ermüdungserscheinungen kommt.

Zudem werden menschliche Bewegungen wie zum Beispiel feine Nuancen der Mimik aktuell nicht präzise erfasst und wiedergegeben. Dies kann zu einem Mangel an Ausdrucksstärke führen und damit die Kommunikation und Zusammenarbeit erschweren. Darüber hinaus können technische Einschränkungen wie Latenzzeiten und begrenzte Erfassungsfähigkeiten die Echtzeitinteraktion beeinträchtigen, was wiederum die Effektivität einer kollaborativen Arbeitsumgebung beeinträchtigen kann. Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Hardware und der Integration zusätzlicher Sensoren (wie beispielsweise Handschuhen, die den Hautwiderstand als Indikator für Stress messen) wird es möglich sein, die Körper der interagierenden Personen präziser abzubilden.

Learning by Doing: Die praktische Erfahrung mit Virtueller Realität

Während des Workshops hatten die Teilnehmer:innen die Gelegenheit, VR hautnah zu erleben. Zu diesem Zweck konnten sie die Anwendung »First Touch« mit der »Occulus Quest« testen. In dieser Anwendung begeben sich Nutzer:innen in ein virtuelles Atelier und bekommen die Möglichkeit, unter Anleitung ein eigenes Kunstwerk zu malen. Diese kurze Demonstration bot die Gelegenheit, die theoretischen Konzepte zu Immersion und Präsenz, die im Vortrag diskutiert wurden, praktisch zu erleben.

Die Reaktionen auf das VR-Erlebnis waren durchweg positiv. Die Teilnehmer:innen waren begeistert von dem unmittelbaren Eintauchen in die VR-Umgebung. Es stellte sich heraus, dass das physische Erleben von VR sehr hilfreich ist, um ein Gefühl für die Technologie zu gewinnen und sie angemessen bewerten zu können.

Wie bei jeder Technologie setzt jedoch der effektive Nutzen von VR die erforderlichen Kompetenzen voraus. Dazu gehören Fähigkeiten wie das Navigieren in virtuellen Umgebungen, die Interaktion mit virtuellen Objekten und die Interpretation von visuellen und auditiven Feedbacks innerhalb der VR-Welt. Zudem müssen Mitarbeiter:innen, die effektiv in VR-Workspaces arbeiten wollen, innovative Wege der Zusammenarbeit erkunden. Dies erfordert nicht nur technische Fähigkeiten, sondern auch ein offenes Mindset und die Bereitschaft, sich auf neue Arbeitsweisen einzulassen. Nur durch die Entwicklung und Förderung dieser Kompetenzen können die Vorteile von VR-Technologien voll ausgeschöpft und eine zukunftsorientierte Arbeitskultur etabliert werden.

Take Away

Die Abschlussdiskussion und die Rückmeldung der Teilnehmer:innen zum Workshop (siehe Abbildung 4) haben gezeigt, dass es ein starkes Interesse an dem Thema seitens der Mitarbeiter:innen der öffentlichen Verwaltung gibt. Dabei wurde betont, wie wichtig es ist, die VR-Potenziale durch praktische Erfahrungen zu verstehen und darauf aufbauend eigene Anwendungsmöglichkeiten zu entwickeln.

Eine kostengünstigere Möglichkeit, Erfahrungen mit VR trotz der hohen Anschaffungskosten von VR-Geräten zu ermöglichen, bieten VR-Makerspaces (zum Beispiel VReiraum, Vrech). VR-Makerspaces können eine dynamische Austauschumgebung bieten, um den Kompetenzaufbau, die Vernetzung der Akteur:innen und die Entwicklung von VR-Anwendungen für die Verwaltung zu fördern. Hier können Einzelpersonen und Organisationen aus Verwaltung, Forschungsinstituten und VR-Unternehmen ihr Wissen austauschen, ihre Erfahrungen im Umgang mit VR-Technologien teilen, erweitern und vertiefen. Von der Vernetzung und Zusammenarbeit in einem kreativen und interdisziplinären Umfeld können Verwaltungsmitarbeiter:innen und VR-Entwickler:innen gleichermaßen profitieren. Gemeinsame Projekte können dazu beitragen, die Entwicklung von VR-Anwendungen voranzutreiben, die den Bedürfnissen und Anforderungen der Verwaltung entsprechen.

Daneben könnten Wissensplattformen interessierten Organisationen zukünftig einen umfassenden Überblick über bestehende Anwendungen, ihren Mehrwert und die damit verbundenen technischen, organisationalen und kulturellen Anforderungen bieten. Damit könnten Interessierte leichter herausfinden, welche VR-Lösungen für ihre spezifischen Bedarfe und Anwendungsfälle am besten geeignet sind.

Weiterführendes von ÖFIT:

Good Practices störungsresilienter, menschzentrierter Technikgestaltung

Warum geht die Entwicklung digitaler Werkzeuge so oft am Bedarf der Nutzenden vorbei, obwohl menschzentrierte Gestaltungsansätze hierfür doch zahlreiche Lösungen bereitstellen? Damit menschzentrierte Gestaltung erfolgreich ist, braucht es neben Methodenwissen ein gemeinsames Verständnis und die richtige Haltung. Der Impuls beschreibt Good Practices für einen resilienten Umgang mit typischen Störungen und skizziert entlang verschiedener Projektphasen eines fiktiven Projektszenarios das Ineinandergreifen von Rahmenbedingungen und idealen methodischen Abläufe im Forschungs- und Entwicklungskontext. Dabei gibt der Impuls Fördergebenden, Projektverantwortlichen und Entwickler:innen Einblicke in häufig nur implizit vorhandenes Praxiswissen.

re|Staat digital – Der ÖFIT-Podcast: VR meets Verwaltungsrealität – Neues Zuhause einer kreativen Verwaltung? - Folge 30

Wir setzen die VR-Brille auf und tauchen ein in die recht junge Welt der Virtual Reality und ihrer Auswirkungen auf die Bürokratie. Zwar lösen sich mit dem Aufkommen von VR physische Grenzen auf, doch eröffnen sie auch den Weg zu einer neuen, kreativen Form der Verwaltung? Dr. Nassrin Hajinejad und Dr. Mike Weber führen uns durch eine Diskussion über die potenziellen Nutzungsszenarien von VR in der Verwaltung. Sie beleuchten, wie Beteiligung von Bürger:innen im virtuellen Raum aussehen könnte und wie nutzerorientierte Lösungen geschaffen werden können, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken.

Trendthema: Reale Virtualität

Durch zahlreiche neue Produkte erlebt das Thema virtuelle Realität gerade seinen nächsten Hype. Im Virtuellen werden Räume geschaffen, die mit immer mehr Sinnen erlebbar gemacht werden. Jenseits des Hypes erobert das Virtuelle längst die Realität: Das smarte Haus steuert sich selbst und smarte Produkte teilen Maschinen mit, wann sie wie zu produzieren sind und wohin sie versendet werden sollen. Durch die scheinbar allumfassende digitale Vernetzung dringt die virtuelle Welt immer stärker in die reale vor – das Virtuelle wird real.

Veröffentlicht: 28.03.2024