Wegbereiter: Kollaborative Lern- und Arbeitsinstrumente für interdisziplinäre Inhalte

Von Nassrin Hajinejad und Alinka Rother

Interdisziplinäres Verständnis ist grundlegend für die Gestaltung der Digitalisierung. Das gilt insbesondere für die öffentliche Verwaltung, die gesellschaftliche, rechtliche, organisatorische, wirtschaftliche und technische Dimensionen bei der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben berücksichtigen muss. ÖFIT stellt mit der Serie »ÖFIT-Wegbereiter« kollaborative Lern- und Arbeitsinstrumente zur Verfügung, um den Wissenstransfer in die Verwaltungspraxis zu fördern. Ziel ist es, die interdisziplinäre Gestaltung öffentlicher IT und das aufgabenorientierte Lernen im Arbeitsalltag praktisch zu unterstützen.

Im Zuge der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung sind der Erwerb neuer Kompetenzen und deren kontinuierliche Weiterentwicklung zu einem zentralen Anliegen der Verwaltung geworden. Die hohe Konjunktur des Themas spiegelt sich nicht nur auf den Podien der Verwaltungskongresse wider, sondern auch in der Gründung von Portalen und Plattformen sowie in neuen Lernangeboten rund um die digitale Qualifizierung von Verwaltungsmitarbeiter:innen. Schließlich erfordert die Verwaltungsdigitalisierung nicht nur neue Kompetenzen, sondern auch neue Formen des Kompetenzerwerbs. Dazu möchten wir mit unserem neuen Format »ÖFIT-Wegbereiter« einen Beitrag leisten und fokussieren dabei insbesondere zwei Aspekte: Die interdisziplinäre Gestaltung öffentlicher IT und das aufgabenorientierte Lernen im Arbeitsalltag – kollaborativ und entlang eines tatsächlichen Digitalisierungsvorhabens.

Kernkompetenz interdisziplinäres Verständnis

Interdisziplinäres Verständnis ist grundlegend für die Gestaltung der Digitalisierung: Gerade mit Blick auf die Entwicklung vernetzter öffentlicher Leistungen im E-Government-Kontext, bedarf es »interdisziplinären Wissens« ^[Schu08], um IT-Lösungen im Zusammenhang mit organisatorischen, betriebswirtschaftlichen und gesellschaftlichen Entwicklungen zu gestalten. Denn für öffentliche IT-Lösungen und Digitalisierungsvorhaben gilt: »Jede Lösung hat eine rechtliche, organisatorische, kulturelle, wirtschaftliche und technische Dimension, die in einem kontingenten […] Zusammenspiel betrachtet werden müssen.« ^{[KrTH22, S.9]}. Konkret geht es dabei um ein Verständnis der Wechselwirkungen zwischen technischen und wirtschaftlichen Möglichkeiten, gesellschaftlichen Bedarfen, organisationalen Strukturen und rechtlichen Bedingungen.

Zugleich bringt die digitale Transformation der Verwaltung eine stärker behördenübergreifende Zusammenarbeit mit sich: Es bilden sich crossfunktionale Teams, die nur für einen bestimmen Zeitraum bestehen ebenso wie neue Rollenbilder und Aufgabenzuschnitte für Mitarbeiter:innen auf nahezu allen Ebenen. Damit einher geht – das ist bereits Thema vieler Qualifizierungsmaßnahmen – die Zunahme von (agiler) Projektarbeit und ein höherer Bedarf an kollaborativen Arbeitsweisen und Methodenwissen, sei es in Kooperation mit externen Akteuren oder ohne: »Denn nicht nur erweiterte technische Kenntnisse werden durch die Digitalisierung erforderlich, sondern auch verstärkte soziale und personale Kompetenzen: […] Kompetenzen im Projekt- und Changemanagement, die für eine Steuerung der Transformationsprozesse unerlässlich sind, neue Methodenkompetenzen und vor allem auch Kompetenzen, die das Kommunizieren und Kooperieren im digitalen Zeitalter erleichtern.« ^[Bund21]

Ein wirklich interdisziplinärer Ansatz bei der Gestaltung von Digitalisierungsvorhaben kann vor diesem Hintergrund nur dann umgesetzt werden, wenn er gestützt wird durch passgenau zugeschnittene Arbeitsweisen und Methoden. Wenn daher die Rede ist von einem Bedarf an interdisziplinären Kompetenzen, ist weit mehr gemeint als das reine Fachwissen rund um Digitalthemen – es geht um ein ganzes Set an Kompetenzen, das neue Formen des Arbeitens miteinschließt.

Kompetenzaufbau in der Verwaltungspraxis

Der Integration interdisziplinären Wissens und innovativer Arbeitsweisen in die Praxis der öffentlichen Verwaltung geht mit mehreren Herausforderungen einher: Begrenzte (zeitliche) Ressourcen, Arbeitsbelastung, Fristen und tägliche Aufgaben lassen für viele Mitarbeiter:innen wenig Raum für zusätzliches Lernen und Kompetenzentwicklung. Zugleich unterliegen Beschäftigte der öffentlichen Verwaltung in dieser Hinsicht vergleichsweise strengen formalen Vorgaben. So bedürfen Fort- und Weiterbildungen ebenso wie die Nutzung von digitalen Tools oft komplexer Antragsprozesse. Zugleich bedeuten ein interdisziplinärer Gestaltungsansatz und zugehörige Arbeitsweisen mehr als nur das Wissen über mehrdimensionale Anforderungen: Das Wissen muss in praktisches Handeln übersetzt werden. Daher reicht es nicht aus, interdisziplinäres Denken und entsprechende Arbeitsweisen auf rein theoretischer Ebene oder am Modell zu vermitteln. Erst die praktische Anwendung gibt Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, neue Sicht- und Arbeitsweisen anhand einer real bestehenden Aufgabe kennenzulernen, zu erproben und möglicherweise in die eigenen Arbeitsroutinen zu überführen.

Hier kann ein aufgabenorientierter und problembasierter Ansatz des Lernens unterstützen, der das eigenständige Erlernen und Erarbeiten von Kompetenzen entlang einer tatsächlichen Aufgabenstellung erlaubt: Eine problembasierte Aneignung von Kompetenzen macht praktische Probleme zum »Ausgangs- und die Problemlösung zum Zielpunkt.« ^{[ScPh21, S.248]}. Zugehörige Lern- und Arbeitsmaterialien lassen sich beispielsweise als komplementäre Ergänzung zu vorhandenen Bildungsangeboten rund um die Verwaltungsdigitalisierung nutzen, die stärker auf wissens- und inputorientierten Lernansätze setzen – schließlich führen sie Theorie und Praxis am authentischen Problem zusammen.

In jüngster Zeit werden zunehmend mehr solcher praxisbezogenen Ansätze und entsprechende Arbeitsmaterialien als Lehrangeboten für Verwaltungsmitarbeiter:innen zur Verfügung gestellt. Während einige dieser Angebote außerordentlich gewinnbringend gestaltet sind, fehlt bei anderen der konkrete Bezug zur tatsächlichen, praktischen Arbeit innerhalb der öffentlichen Verwaltung. So sind beispielsweise viele Methodensammlungen ursprünglich für den Unternehmenskontext entwickelt und erst im Nachgang – besser oder schlechter – auf den Verwaltungskontext zugeschnitten worden. Nun geht aber gerade die Arbeit in der öffentlichen Verwaltung mit sehr spezifischen Bedürfnissen, Anforderungen und Rahmenbedingungen einher, die bei der Erstellung von Lernformaten und -materialien unbedingt berücksichtigt werden müssen.

Wie kann nun interdisziplinäres Denken und Gestalten in der Projektarbeit unterstützt werden (unter Berücksichtigung der limitierten zeitlichen Ressourcen)?

ÖFIT-Wegbereiter für die öffentliche Verwaltung

Mit dem neuen Format ÖFIT-Wegbereiter will das Kompetenzzentrum Öffentliche IT dazu einen Beitrag leisten und den Wissenstransfer in die Verwaltungspraxis fördern. Als niedrigschwellige Lern- und Arbeitsinstrumente für die öffentliche Verwaltung unterstützen die Wegbereiter die interdisziplinäre Bearbeitung von Digitalisierungsprojekten in der öffentlichen Verwaltung. Dazu machen sie als leichtgewichtige Checklisten, Kriterienkataloge, Starter-Kits, Canvases oder Bewertungshilfen multidimensionale Anforderungen direkt am konkreten Digitalisierungsprojekt sicht- und bearbeitbar – und zeigen zugleich neue Arbeitsweisen für die Verwaltung auf. Unterstützt durch grafische Visualisierungen ermöglichen die Wegbereiter das kollaborative Arbeiten an komplexen Zusammenhängen und das »Selbstlernen« im Arbeitsalltag. Denn der Fokus der Wegbereiter liegt auf dem aufgabenorientierten Kompetenzerwerb: Die Anwender:innen können sich die abstrakten Dimensionen von Digitalisierungsvorhaben erschließen, indem sie diese am eigenen Projekt konkretisieren und damit die theoretischen Konzepte in Austausch mit dem eigenen Praxiswissen bringen.

Vor diesem Hintergrund gehen ÖFIT-Wegbereiter auf drei Bedarfe der digitalen Verwaltung ein: a) Sie nehmen sich aktuellen praxisbezogenen Themen und Herausforderungen an, b) sie fördern den eigenständigen und bedarfsorientierten Kompetenzerwerb im Arbeitsprozess und c) sie unterstützen interdisziplinäres Verständnis vom Beginn bis zum Abschluss des Projektes. Inhaltlich decken die Wegbereiter ein breites Spektrum an Themen rund um die Gestaltung öffentlicher IT ab, wobei sie jeweils unterschiedliche Schwerpunkte setzen: Einige Wegbereiter nehmen Organisationsstrukturen und Arbeitsprozesse innerhalb der Verwaltung in den Blick und bringen diese in Einklang mit nutzer:innenzentrierten Arbeitsweisen. Andere zahlen ein auf gesellschaftliche Anliegen wie das digitale Gemeinwohl, digitale Teilhabe oder nachhaltige Technikgestaltung. Im Zentrum der Wegbereiter steht dabei stets die Perspektive der öffentlichen IT – also die Übersetzung gesellschaftlicher Werte in konkrete Anforderungen an Digitalisierungsprozesse und Lösungen.

Wissenstransfer in die Verwaltungspraxis

Mit den Wegbereitern will ÖFIT seine interdisziplinäre Expertise praktisch anwendbar machen: Das Kompetenzzentrum untersucht Fragen der digitalen Verwaltungstransformation auf Basis eines ganzheitlichen Ansatzes.Dieser berücksichtigt sowohl technische als auch gesellschaftliche, rechtliche und wirtschaftliche Aspekte und Einflussfaktoren. Seine Forschungsthemen orientiert ÖFIT dabei eng an den konkreten Bedarfen und Anforderungen innerhalb der Verwaltung. Bisher mündeten die Forschungsergebnisse in White Paper und Impulspapiere, die sich mit generalisierbaren Handlungsempfehlungen insbesondere an Entscheidungsträger:innen richten. Mit den Wegbereitern werden diese Inhalte nun übersetzt in niedrigschwellige und anwendungsorientierte Tools für Mitarbeiter:innen der öffentlichen Verwaltung – als Arbeitsinstrument und Selbstlernformat in einem. Ziel ist es, den interdisziplinären Zugang zu Digitalisierung direkt anwendbar zu machen und so zum Kompetenzaufbau sowie zur Etablierung neuer Arbeitsweisen und Methoden beizutragen. Die Inhalte der Wegbereiter werden durch Workshops mit Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung validiert und darauf aufbauend fortlaufend aktualisiert.

Die Wegbereiter sollen Mitarbeiter:innen der öffentlichen Verwaltung auf allen Ebenen insbesondere als Einstiegs- und Orientierungshilfe dienen – sei es mit Blick auf die Anforderungen rund um ein konkretes Digitalthema als auch in Bezug auf innovative Arbeitsweisen. Es geht dabei auch darum, die Einstiegshürden für Beschäftige zu senken, die bislang kaum oder wenig in IT- und Digitalisierungsprojekten gearbeitet haben. Vor diesem Hintergrund sollen die Wegbereiter einige zentrale Merkmale aufweisen:

• leicht zugänglich: Das schließt eine weitgehend barrierefreie Gestaltung ebenso ein wie den Zugang zu ihnen: Jeder Wegbereiter kann zunächst als frei zugängliches pdf auf der ÖFIT-Website kostenlos heruntergeladen und beispielsweise als Poster ausgedruckt werden. Zusätzlich wird zu jedem Wegbereiter ein interaktives Online-Tool entwickelt, das möglichst leicht zugänglich ist – entweder direkt auf der ÖFIT-Website oder auf einem DSGVO-konformen und informationssicheren digitalen Whiteboard.
• grafisch aufbereitet mit interaktiven Elementen: Die Inhalte der unterschiedlichen Wegbereiter sind visuell durch infografische Elemente aufbereitet – seien es nun Checklisten, Bewertungshilfen, Starter-Kits oder Canvases. Gerade komplexe Wechselwirkungen und Verschränkungen können anhand visueller Darstellungen leichter verständlich gemacht werden. Zugleich bieten die Wegbereiter Interaktionsmöglichkeiten für Anwender:innen; von der schnellen Notiz bis hin zur Priorisierung einzelner Elemente.
• eigenständig anwendbar: Die Wegbereiter können und sollen auch ohne externe Begleitung oder Workshopshosts eigenständig genutzt werden. Dazu trägt ein hoher Detailgrad sowie eine Kurzanleitung ebenso wie Hinweise zu weiterführender Literatur bei.
• kollaborativ nutzbar: Die Wegbereiter sind maßgeblich als kollaboratives Instrument ausgelegt und sollen Gruppen bei gemeinsamen Brainstorming- und Gestaltungsprozessen unterstützen. Sie ermöglichen das Zusammenbringen unterschiedlicher Perspektiven bei informellen Meetings und Workshops - innerhalb des Teams ebenso wie mit externen Projektbeteiligten.
• in unterschiedlichen Projektphasen einsetzbar: Die Wegbereiter folgen explizit keiner starren Rahmensetzung oder fixen Anwendungsstruktur. Sie können in unterschiedlichen Projektphasen zum flexiblen Einsatz kommen und dabei individuelle Priorisierungen und Schwerpunktsetzungen ermöglichen. Zur Überprüfung von Fortschritten und Lücken können sie ggf. auch mehrfach zum Einsatz kommen. Sie sind daher kein Projektsteuerungsinstrument im engeren Sinne, sondern zielen darauf ab in unterschiedlichen Verwaltungskontexten einen agilen und interdisziplinären Projektzugang zu ermöglichen.
• mit informellem Charakter: Die Wegbereiter sind auch als »Alltagshelfer« für Beschäftige der öffentlichen Verwaltung auf unterschiedlichen Ebenen gedacht – um das Entwickeln neuer Arbeitsweisen und interdisziplinärer Ansätze auch in informellen Kontexten zu unterstützen. Deshalb sollen sie losgelöst von verwaltungsinterner Leistungs- und Wirkungssteuerung ebenso wie von formalen Lernpfaden oder Zertifizierungen zum Einsatz kommen.

Auf diese Weise sollen die Wegbereiter als Arbeitsinstrumente das selbstbestimmte Lernen und die informelle Befähigung anhand konkreter Aufgaben und Problemstellungen ermöglichen – über das reine Fachwissen hinaus.

Die Serie ÖFIT-Wegbereiter startet mit dem Arbeitsinstrument »Innovation im Check«: Mit Innovationsprojekten soll durch die Beteiligung externer Expertise (z.B. Fellows, Berater:innen) die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung vorangetrieben werden. Der Wegbereiter »Innovation im Check« unterstützt die öffentliche Verwaltung dabei, Wissen und Arbeitsweisen aus diesen Innovationsprojekten nachhaltig in der Organisation zu verankern. Denn zielführend sind diese Projekte dann, wenn es gelingt, neues Wissen und innovative Arbeitsweisen nachhaltig in der Organisation zu verankern – über den Projektzeitraum hinaus. Anhand von drei Checklisten beleuchtet der Wegbereiter Schlüsselfaktoren, um gute Bedingungen für einen effektiven Wissenstransfer in die Organisation zu schaffen.

Weitere Informationen und das dazugehörige Downloadmaterial finden Sie im ersten Wegbereiter »Innovation im Check«.

Literatur

[Bund21] Bundesakademie für öffentliche Verwaltung im Bundesministerium des Innern und für Heimat (Hrsg.): BAkÖV Report – Themen – Zahlen – Fakten. Fortbildung und Digitalisierung in der Bundesverwaltung, 2021, online unter: Tätigkeitsbericht 2021. ↩

[KrTH22] Krenn, Karoline; Tiemann, Jens; Hajinejad, Nassrin: Ein Ko2mpass für IT im öffentlichen Raum. Berlin : Kompetenzzentrum Öffentliche IT, 2022 ↩

[ScPh21] Schmohl, T.; Philipp, T. (Hrsg.): Handbuch Transdisziplinäre Didaktik : transcript Verlag, 2021 ↩

[Schu08] Schuppan, T.: Kompetenzen für vernetztes E-Government. In: eGov Präsenz Bd. 9(2008), Nr. 1, S. 62–65 ↩

Weiterführendes von ÖFIT:

Erfolgreiche Innovationsfellowships in der Verwaltung umsetzen

Die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung hin zu agilen und nutzerzentrierten Arbeitsweisen kann u.a. durch die Teilnahme an Innovationsfellowships erreicht werden. Diese Veröffentlichung beschreibt wie Innovationsfellowships erfolgreich umgesetzt werden können. Dazu werden zehn Handlungsempfehlungen beschrieben, die Entscheidungsträger in der öffentlichen Verwaltung dabei unterstützen. Für die Planung der Innovationsfellowships ist es wichtig, die benötigten Ressourcen frühzeitig bereitzustellen, Unterstützung von den Leitungsebenen sicherzustellen und die technische Infrastruktur der Behörde zu berücksichtigen. Bei der Durchführung der Fellowships kommt es darauf an, Möglichkeiten für einen Kompetenztransfer zu schaffen und das Rollenverständnis der Beteiligten früh zu klären.

Nutzer:innenzentriertes Arbeiten in der öffentlichen Verwaltung - Herausforderungen und Lösungsansätze

Die Verwaltung steht unter wachsendem Druck, Bürger:innen mehr ins Zentrum ihres Handelns zu stellen. Dafür muss sie digitaler und nutzer:innenzentrierter werden. Initiativen – wie z. B. Innovationsfellowships – verfolgen bereits dieses Ziel. Dieses Impulspapier basiert auf der Analyse von zwei Digitalisierungsprojekten, die im Rahmen eines solchen Fellowship durchgeführt wurden. Die Analyse zeigt, dass sich die Herausforderungen der Zusammenarbeit zwischen externen Akteuren und Verwaltungsmitarbeitenden entlang des Double-Diamond-Prozesses für beide Seiten stark unterscheiden. Das Impulspapier beleuchtet diese Herausforderungen und liefert Inspiration für Methoden, die den Umgang mit ihnen für beide Seiten erleichtern und damit helfen können, nutzer:innenzentriertes Arbeiten im Verwaltungsalltag nachhaltig zu integrieren.

Veröffentlicht: 21.12.2023